Luiz Roberto Bodstein

A função compras tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as quantidades necessárias, verificando se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar armazenamento.

No processo de fabricação, antes de se dar início à primeira operação, os materiais e insumos gerais devem estar disponíveis, mantendo-se, com certo grau de certeza, a continuidade de seu abastecimento, a fim de atender as necessidades ao longo do período. Logo, a quantidade dos materiais e a sua qualidade devem ser compatíveis com o processo produtivo.

Para manter um volume de vendas e um perfil competitivo no mercado e, conseqüentemente, gerar lucros satisfatórios, é preciso minimizar os custos continuamente. O principal ponto de minimização devem ser os materiais utilizados, já que se referem a uma parcela considerável na estrutura do custo total.

Os objetivos básicos de uma seção de compras são:

  • Obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programas de produção;
  • Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento que afete a operacionalidade da empresa;
  • Comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo padrões de quantidade e qualidade definidos;
  • Procurar sempre, dentro de uma negociação justa e honesta, as melhores condições para a empresa, principalmente em condições de pagamento.

Um dos parâmetros importantes para o bom funcionamento da seção de compras é a previsão das necessidades de suprimento. Nunca é demais insistir na informação das quantidades, qualidades e prazos que são necessários para a empresa operar. São estas informações que fornecem os meios eficientes para o comprador executar o seu trabalho, devendo Compras e Produção disporem do tempo necessário para negociar, fabricar e entregar os produtos solicitados.

Com os preços de venda tão competitivos, os resultados da empresa deverão vir do aumento da produtividade, da melhor gestão de material e de compras mais econômicas.

A necessidade de se comprar cada vez melhor é enfatizada por todos os empresários, juntamente com as necessidades de estocar em níveis adequados e de racionalizar o processo produtivo. Existem certos mandamentos que definem como comprar bem e que incluem a verificação dos prazos, preços, qualidade e volume. No entanto, manter-se bem relacionado com o fornecedor, antevendo eventuais problemas que possam prejudicar a empresa no cumprimento de suas metas de produção, é talvez, o mais importante na época de escassez e altos preços.

A potencialidade do fornecedor deve ser verificada, assim como suas instalações e seus produtos. O seu balanço deve ser cuidadosamente analisado. Com um cadastro atualizado e completo de fornecedores e com cotações de preços feitas semestralmente, muitos problemas serão evitados.

 

Organização das compras

Independente do porte da empresa, os princípios básicos da organização de compras constituem-se de normas fundamentais assim consideradas:

  • Autoridade para compra
  • Registro de compras
  • Registro de preços
  • Registro de estoques e consumo
  • Registro de fornecedores
  • Arquivos e especificações
  • Arquivos e catálogos

 

Completando a organização, podemos incluir como atividades típicas da seção de compras:

a)     Pesquisa de Fornecedores

  • Estudo de mercado
  • Estudo de materiais
  • Análise de custos
  • Investigação das fontes de fornecimento
  • Inspeção das fábricas dos fornecedores
  • Desenvolvimento de fontes de fornecimento
  • Desenvolvimento de fontes de materiais alternativos

b) Aquisição

  • Conferência de requisições
  • Análise das cotações
  • Decidir entre comprar por meios de contratos ou no mercado aberto
  • Entrevistar vendedores
  • Negociar contratos
  • Efetuar as encomendas de compras
  • Acompanhar o recebimento de materiais

c) Administração

  • Manutenção de estoques mínimos
  • Transferências de materiais
  • Evitar excessos e obsolescência de estoque
  • Padronizar o que for possível

d) Diversos

  • Fazer estimativa de custo
  • Dispor de material desnecessários, obsoletos ou excedentes
  • Cuidar das relações comerciais recíprocas.

Além das atividades acima citadas, outras responsabilidades poderão ser partilhadas com outros setores:

  • Determinação do que fabricar ou comprar
  • Padronização e simplificação
  • Especificações e substituições de materiais
  • Testes comparativos
  • Controle de estoques
  • Seleção de equipamentos de produção
  • Programas de produção dependentes da disponibilidade de materiais.

O volume de operações de compras, dependendo do empreendimento, pode alcançar quantidades apreciáveis, nestes casos é preciso saber se todas a compras devem ser feitas em um ponto centralizado, ou estabelecer-se em seções de  compras separadas para cada fábrica ou divisão operacional.

As razões para estabelecer a descentralização das compras podem ser assim resumidas:

  • Distância geográfica
  • Tempo necessário para a aquisição de materiais
  • Facilidade de diálogo

A centralização completa das compras apresenta as seguintes vantagens:

  • Oportunidade de negociar maiores quantidades de materiais
  • Homogeneidade da qualidade dos materiais adquiridos
  • Controle de materiais e estoques.

A pesquisa é o elemento básico para a operação da seção de compras. Mais do que nunca, a função compras requer procura sistemática e análise dos fatos, a fim de inteirar-se dos novos desenvolvimentos e das técnicas crescentes, bem como da estrutura econômica dos fornecedores com os quais a empresa negocia.

A função principal da pesquisa de compras é suprir com informações e orientação analítica os departamentos interessados. O campo da pesquisa de compras pode ser dividido em áreas distintas, onde se aplicam essas atividades.

  • Estudo dos materiais – avaliação das necessidades da empresa para períodos que variam de um a dez anos, tendência a curto e a longo prazo das ofertas e demandas, tendências dos preços, melhorias tecnológicas, perspectivas para possíveis substitutos, desenvolvimento de padrões e especificações.
  • Análise econômica – efeito dos ciclos econômicos sobre os materiais comprados em função das necessidades, tendências de preços gerais, influência das variações econômicas sobre fornecedores e concorrentes.
  • Análise de fornecedores – qualificações de fornecedores ativos e em potencial, estudo das instalações dos fornecedores, avaliação do seu desempenho, análise da condição financeira.
  • d) Análise do custo e do preço – razões subjacentes às variações dos preços, estudo comparativo de peças semelhantes, análise dos custos e margens de lucro de um fornecedor, investigações a métodos alternativos de fabricação e de especificações de materiais.
  • Análise das embalagens e transportes – efeito das localizações dos fornecedores sobre os custos, métodos alternativos de despachos, reclassificação dos artigos, introdução das melhorias nas embalagens, métodos melhorados de manipulação dos materiais.
  • Análise administrativa controle de formulários, simplificação do trabalho, emprego de processamento eletrônico de dados, preparação de relatórios.

Todos os departamentos funcionais dentro de uma empresa geram informações para o sistema de compras, ou requerem informações por causa do mesmo. Vejamos os mais importantes:

  • Produção. A relação entre ambos deverá ser considerada mais do ponto de vista do seu objetivo comum, que é contribuir efetivamente para o benefício geral da empresa. Deste ponto de vista, há uma excelente razão para que nem um nem outro predominem em suas funções.
  • Engenharia. A cooperação entre Compras e Engenharia concentra-se, principalmente, ao redor dos assuntos concernentes ao projeto, planejamento e especificações preliminares às verdadeiras exigências de produção.
  • Contabilidade. Cada compra efetuada representa um dispêndio, ou um compromisso dos fundos da empresa. Essa compra põe em ação uma série de operações de contabilidade. A relação entre compras e contabilidade é, portanto, de vital importância e é, freqüentemente, iniciada antes que a compra seja realmente realizada.
  • Vendas. O departamento de vendas deve manter o de Compras informado quanto às cotas de vendas e quanto às expectativas das mesmas, que servem como um índice das prováveis quantidades de materiais necessários. Nas empresas industriais esse relacionamento já está transferindo-se para o P.C.P, que fica responsável por essas informações.
  • P.C.P. A relação existente entre Compras e o P.C.P (Planejamento de Compras) é inerentemente tão estreita e tão fundamental que ambos se encontram combinados em mais de metade das organizações industriais. Do ponto de vista funcional, o efeito almejado por esta estreita colaboração é estender a responsabilidade pelos materiais, desde o momento de aquisição até ao de entrega e utilização.
  • Controle de qualidade. A primeira responsabilidade das Compras para com o Controle de Qualidade é adquirir materiais e produtos que satisfaçam às especificações. O Controle de qualidade geralmente faz testes de materiais comprados. Nesse caso, deve-se esclarecer a Seção de Compras e, por intermédio desta, o fornecedor sobre quais métodos de teste serão aplicados e qual será o critério adotado para sua aceitabilidade.

 

Luiz Roberto Bodstein

luizroberto@grupopdca.com.br

 CONSULTOR PDCA; Sócio da AD MODUM Consultoria; Pós-graduado em Docência do Ensino Superior, especialização em Qualidade (Penn State University – EUA) e Planejamento Estratégico e Diagnóstico de Organizações (London Human Resources Institute – Inglaterra) Professor da FUNDAÇÃO GETÚLIO VARGAS para cursos de Administração de Empresas. Consultor do Instituto Brasileiro da Qualidade Nuclear – IBQN para implantação de Gestão pela Qualidade. Consultor pelo SEBRAE NACIONAL para Planejamento Estratégico – Projeto Ideal. Autor de diversos cursos organizacionais, como “Competência para a Gestão de Processos”, “Desenvolvimento Gerencial para a Qualidade”, entre outros, e de vários artigos sobre Desenvolvimento Humano publicados em revistas especializadas em Qualidade e jornais como “O Globo”, “Diário do Comércio” e “Jornal do Brasil”.